Dear Sir or Madam,

in connection with the provisions of art. 13 and art. 14 of the REGULATION OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL (EU) 2016/679 of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (the General Data Protection Regulation) (OJ.UE. 2016, L 119, item 1) we would like to inform you that the Administrator of your personal data is:

West Pomerania Region
ul. Marszałka Józefa Pilsudskiego 40
70-421 Szczecin

The Marshal’s Office of the West Pomerania Region is responsible for servicing the West Pomerania Region.

Pursuant to art. 37, paragraph 1 lit. a of the General Data Protection Regulation, the Administrator (AD) has appointed a Data Protection Officer (DPO) who oversees the processing of personal data on its behalf. The DPO can be contacted at abi@wzp.pl.

The scope of the activities of the regional self-government includes the performance of regional public tasks, not reserved by the statutes for government administration bodies. The West Pomerania Region collects your data for the purpose of implementing tasks resulting from legal provisions and the Statute of the West Pomerania Region, and in particular from the Act of 5 June 1998 on the regional self-government (Journal of Laws of 2018, item 913). The legal basis for the processing of your data results from a number of competence (substantive) acts and responsibilities and tasks mandated by institutions superior to the Region.

The administrator processes your personal data to a strictly defined, minimum extent necessary for the achievement of the purpose referred to above. In special situations, the Administrator can transfer / entrust your data to other entities. The basis for the transfer / entrustment of the data includes: legal provisions (e.g. the justice system, tax administration, institutions related to servicing the broadly-defined EU funds, entities related to social services – the Social Insurance Institution, PFRON) or any correctly developed, providing personal data security, data entrustment contracts related to processing (e.g. concluded with entities from the ICT and telecommunications, data processing sectors).

The personal data processed by West Pomerania Region will be stored for the period necessary to achieve the purpose for which it was collected and in accordance with the periods of archiving specified in the competence laws or the Act of 14 June 1960 Code of Administrative Procedure (Journal of Laws of 2017, item 1257) and the Act of July 14, 1983 Act on the National Archival Resource and State Archives (Journal of Laws of 2018, item 217), including the regulation of the President of the Council of Ministers of January 18, 2011 regarding the office instruction, uniform material lists of files and instructions on the organization and scope of the operation of company archives.

Each person, with the exception of the reserved provisions of law, has the right to:

• access the personal data concerning the person,
• request rectification,
• remove the data or limit the processing,
• express objection to the processing.

The above-mentioned rights can be exercised at the Administrator's office by writing to the Administrator’s address or by e-mail, addressing correspondence to abi@wzp.pl.

The person whose data is processed on the basis of the consent expressed by this person has the right to withdraw this consent at any time without affecting the lawfulness of the processing that took place on the basis of the consent before its withdrawal.

You have the right to lodge a complaint with the supervisory body concerning the processing of your personal data by the West Pomerania Region that is not in accordance with the General Data Protection Regulation. The authority competent for the above-mentioned complaints is:

Urząd Ochrony Danych Osobowych
[Personal Data Protection Office]
ul. Stawki 2
00-193 Warsaw

Depending on the sphere in which personal data is processed in the West Pomerania Region, providing personal data is a statutory or a contractual requirement. In special cases, providing the data is a condition for the conclusion of a contract. The details of the basis for the collection of personal data and any obligation or voluntariness of the submission of it and the potential consequences of a failure to provide data shall be informed by the substantive department of the Marshal's Office of the West Pomerania Region.

Sehr geehrte Damen und Herren,

nach den Bestimmungen von Art. 13 und Art. 14 der VERORDNUNG (EU) 2016/679 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. EU von 2016 , L 119, Pos. 1), informieren wir, dass die

Woiwodschaft Westpommern (Zachodniopomorskie)
ul. Marszałka Józefa Pilsudskiego 40
70-421 Szczecin

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist.

Die Bedienung der Woiwodschaft Westpommern führt das Marschallamt der Woiwodschaft Westpommern.

Nach Art. 37 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO hat der Auftragsverarbeiter einen Datenschutzbeauftragten benannt, der in dessen Namen den Bereich der Verarbeitung personenbezogener Daten überwacht. Mit dem Datenschutzbeauftragten können Sie sich kontaktieren unter der E-Mail-Adresse abi@wzp.pl.

Zum Tätigkeitsbereich der Gebietskörperschaft der Woiwodschaft gehört die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben in Woiwodschaftsbelangen, die nach dem Gesetz nicht den Organen der Regierungsverwaltung vorbehalten sind. Die Woiwodschaft Westpommern erhebt Ihre personenbezogener Daten für Zwecke der Realisierung von Aufgaben, die aus den Rechtsvorschriften und der Satzung der Woiwodschaft Westpommern resultieren, insbesondere aus dem Gesetz über die Gebietskörperschaft der Woiwodschaft vom 5. Juni 1998 (Gesetzblatt der Republik Polen von 2018, Pos. 913). Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten resultiert aus einer Reihe von Kompetenzgesetzen (sachlich) und den Pflichten und Aufgaben, die durch Institutionen übertragen werden, die gegenüber der Woiwodschaft übergeordnet sind.

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Ihre personenbezogene Daten in einem genau festgelegten, minimalen Bereich, der zur Ereichung des vorstehenden Ziels erforderlich ist. In besonderen Situationen kann der Auftragsverarbeiter Ihre personenbezogener Daten an andere Rechtsträger übermitteln oder diesen überlassen. Grundlage der Übermittlung/Überlassung der Daten sind die Rechtsvorschriften (z. B. Rechtspflege, Finanzkontrollverwaltung, Institutionen, verbunden mit der Bedienung der Fonds der Europäuischen Union, Rechtsträger, vrbundenmit der Bedienung der Sozialbelange – Sozialversicherungsanstalt ZUS, Staatlichen Fonds zur Rehabilitierung behinderter Personen (PFRON, oder entsprechend aufgebaut sind und die Sicherheit der personenbezogenen Daten, Verträge über die Überlassung der Daten (z. B. mit Rechtsträgern des IT und Telekommunikationssektors, und die Datenverarbeitung gewährleisten).

Gespeichert werden die personenbezogenen Daten, die durch die Woiwodschaft Westpommern verarbeitet werden, in einem Zeitraum, der für Zwecke der Realisierung des Ziels, für das sie erhoben wurden, erforderlich ist und der den Fristen der Archivierung entspricht, die in Kompetenzgesetzen oder in der Verwaltungsverfahrensordnung vom 14. Juni 1960 (Gesetzblatt der Republik Polen von 2017, Pos. 1257) und im Gesetz über den nationalen Archivbestand und über Archive vom 14. Juli 1983 (Gesetzblatt der Republik Polen von 2018, Pos. 217) festgelegt wurden, hierunter in der Verordnung des Ministerpräsidenten vom 18. Januar 2011 über die Kanzleileitlinie, die einheitlichen Akten-Sachregister und die Leitlinie der Organisation und des Funktionsbereichs von betrieblichen Archiven.

Jede Person hat die Möglichkeit, vorbehaltlich der nach Rechtsvorschriften vorgesehenen Ausnahmen:

• des Zugriffs auf die personenbezogenen Daten, die sie betreffen,
• eine Berichtigung der Daten zu verlangen,
• die Löschung der Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen,
• einen Einspruch gegen die Verarbeitung zu erheben.

Diese Berechtigungen können Sie in Anspruch nehmen, indem Sie sich an den Auftragsverarbeiter unter der vorstehenden Anschrift oder auf elektronischem Weg an die Adresse für den Schriftverkehr abi@wzp.pl wenden.

Erfolgt die Verarbeitung mit Einwilligung, dann ist der Interessent berechtigt, seine Einwilligung zu einem beliebigen Zeitpunkt zu widerrufen, was keinen Einfluss auf die rechtmäßige Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung vor deren Widerruf haben wird.

Sie sind berechtigt, bei der Aufsichtsbehörde Einspruch gegen die Verarbeitung durch die Woiwodschaft Westpommern Ihrer personenbezogenen Daten entgegen DSGVO zu erheben. Die zuständige Behörde für den vorgenannten Einspruch ist:

Urząd Ochrony Danych Osobowych (Datenschutzbehörde)
ul. Stawki 2
00-193 Warsaw

In Abhängigkeit von dem Bereich, in dem die personenbezogenen Daten in der Woiwodschaft Westpommern verarbeitet werden, ist die Bereitstellung der personenbezogenen Daten eine gesetzliche oder vertragliche Anforderung. In besonderen Fällen ist deren Bereitstellung die Bedingung für den Abschluss des Vertrags. Über Detailaspekte der Grundlage der Erhebung der personenbezogenen Daten und die etwaige Pflicht oder die Freiwilligkeit der Datenbereitstellung sowie über potenzielle Konsequenzen der Nichtbereitstellung der Daten werden Sie von der Fachabteilung des Marschallamtes der Woiwodschaft Westpommern informiert.